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正式公文的写作格式

文章来源:本站原创 点击数: 更新时间:2009-9-28 【字体:

正式公文的写作格式

这是国家行政机关的公文格式
国家行政机关公文格式  国家行政机关公文格式
  1 范围
  本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。
  本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
  2 引用标准
  下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
  GB/T 148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
  3 定义
  本标准采用下列定义。
  3.1 字 word
  标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
  3.2 行 line
  标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
  4 公文用纸主要技术指标
  公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,PH值为7.5—9.5。
  5 公文用纸幅面及版面尺寸
  5.1 公文用纸幅面尺寸
  公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T 148。
  5.2 公文页边与版心尺寸
  公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm
  公文用纸订口(左白边)为:28 mm±1mm
  版心尺寸为:156 mm×225mm(不含页码)
  6 公文中图文的颜色
  未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
  7 排版规格与印装要求
  7.1 排版规格
  正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。
  7.2 制版要求
  版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
  7.3 印刷要求
  双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
  7.4 装订要求
  公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书 间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,针脚平伏牢固;后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm,四角成90度,无毛茬或缺损。
  8 公文中各要素标识规则
  本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
  置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
  8.1 眉首
  8.1.1 公文份数序号
  公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序
  编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
  8.1.2 秘密等级和保密期限
  如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角
  第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。
  8.1.3 紧急程度
  如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
  8. 1。4 发文机关标识
  由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成;对一些特定
  的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。
  发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22 mm×15mm(高×宽)。
  联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
  8.1.5 发文字号
  发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识
  下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角“[ ]”括入;序号不编虚位(即1不编为O01),不加“第”字。
  发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
  8.1.6 签发人
  上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
  如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签
  支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序
  依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名
  处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
  8.2 主体
  8.2.1 公文标题
  红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。 8.2.2 主送机关
  标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
  8.2.3 公文正文
  主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。
  8.2.4 附件
  公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
  8.2.5 成文日期
  用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”;成文日期的标识位置见8.2.6。
  8.2.6 公文生效标识
  公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
  8.2.6.1 单一发文印章
  单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成 文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
  当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;
  当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
  8.2.6.2 联合行文印章
  当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3MM。
  当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
  8.2.6.3 特殊情况说明
  当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
  8.2.7 附注
  公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
  8.3 版记
  8.3.1 主题词
  “主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
  8.3.2 抄送机关
  公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
  8.3.3 印发机关和印发日期
  位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
  8.3.4 版记中的反线
  版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
  8.3.5 版记的位置
  版记应置于公文最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。
  9 页码
  用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,
  数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
  10 公文中表格
  公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
  公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
  11 公文的特定格式
  11.1 信函式格式
  发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线 (上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗) ,两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下l行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
  11.2 命令格式
  命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;
  正文下空1行右空4字标识签发人签名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
  11.3 会议纪要格式
  会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8.l.4,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
  12 式样
  A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;
  上报公文首页版式见图3;公文末页版式见图4;联合行文公文末
  页版式1见图5;联合行文公文末页版式2见图6。




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